企业法讯手把手教你走完规章制度民主程序保障企业合法用工自主权
今日精选
July. 2024
01
规章制度没有履行民主协商程序真的就不能作为企业管理依据么？
深圳中院关于审理劳动争议案件的裁判指引中明确指出，规章制度未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序的，原则上不能作为用人单位用工管理的依据；但规章制度或重大事项的内容未违反法律、行政法规及政策规定，不存在明显不合理的情形，并已向劳动者公示或告知的，劳动者没有异议的，可以作为用人单位用工管理的依据。
简单来说，没有履行民主协商程序的规章制度，等于是将用人单位的用工自主权交由劳动仲裁委或法院来审理确定是否可以作为用工管理的依据。明明是企业依法依规可享有的用工自主权，却因程序瑕疵而由劳动仲裁委或法院进行审理评定，因此企业“走”好民主协商程序非常重要，把决定权掌握至企业自己手上。
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民主协商程序主要可以分为征求意见和协商确定两个阶段
征求意见阶段
企业与员工讨论制度草案，征求意见。具体征求意见的方式可以参考其中一项或者多项：
（1）通过会议讨论征求意见，同时做好相应会议记录和签到，必要时可拍照、录像。
（2）通过征求意见表，让员工签字并提出意见。
（3）在公司内网、内部工作协作平台、公告栏、电子邮件等方式公开制度草案内容并发布征求意见通知。
协商确定阶段
（1）若企业有建立工会，召开工会委员会会议，讨论并发表意见，工会组织在会议记录和表决结果上面加盖工会公章，并建议全体工会委员签字。
（2）若没有工会的，召开职工代表大会，职工代表充分讨论并表决，与会职工代表在会议纪要上签字。
（3）若既无工会也无选举职工代表的，召开全体职工大会，协商确定制度文本。
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企业适合召开职工代表大会么？职工代表应该要怎么选举产生呢？
目前企业可参照《企业民主管理规定》和《职工代表大会操作指引》这两份文件进行职工代表的选举，但是在职工代表的选举上，并不需要严格按照前述文件进行操作，只要职工代表选举流程合理也向全体员工公示告知且并无异议即可。
除外，需提醒企业注意的是，需根据企业职工人数来选出相应的职工代表。如企业职工人数在五十人以下的，则应当召开职工大会；如职工人数超过前述人数的，则可以按照5%的比例来选出职工代表，但职工代表最少不少于三十人。同时，在选出职工代表过程中，注意企业中层以上管理人员和领导人员一般不得超过职工代表总人数的百分之二十，有一定比例的企业女职工，有被派遣劳动者的企业，职工代表中应有被派遣劳动者代表
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那么民主协商具体流程该怎么“走”呢？
举个例子，假如企业A有200名在职员工，参照百分之五的比例及最少不少于三十人职工代表的下限，为此企业A可选举出至少30名职工代表。
1、如企业A计划召开职工代表大会，可从以下两种方式选出职工代表：
（1）先按照公司部门划分，确定每个部门对应的职工代表人数，公司将选举职工代表的通知以部门为单位进行下达，由部门内部挑选出职工代表，而后汇总到公司处；
（2）可向公司全员发布通知，让员工自荐是否任职职工代表，如职工代表不足的，而后公司进行随机补充。
2、职工代表名单出来后，可将职工代表名单进行全员公示，并设立公示期，如公示期内无收到员工书面异议的，视为职工代表名单最终确认。到这一步职工代表已经选举完成了。【如果企业职工人数低于50人，则无须选出职工代表，直接召开全体职工大会，直接进入意见征集阶段。】
3、职工代表选举完成后，接下来进去意见征集阶段，正如上文所述，公司可在公司内网、内部工作协作平台、公告栏、电子邮件等方式向全体员工公开制度草案内容并发布征求意见通知，设立好公示期，全体员工可在公示期对规章制度草案进行意见反馈，公司收集好反馈意见。
4、协商确定阶段，公司召开职工代表大会（或全体职工大会），由职工代表对提前收集好的意见进行充分讨论，并将讨论情况在会议纪要上记录明确，并由与会代表在会议纪要上进行签名确认，有条件的最好可以对会议过程进行录像或拍摄照片。【*如公司有工会，那么就直接召开工会委员会会议，讨论并发表意见，工会组织在会议记录和表决结果上面加盖工会公章，并建议全体工会委员签字。】
5、民主协商程序履行完成后，公司则根据最终定稿的规章制度，结合内部用工管理习惯做好规章制度的签收工作，这是规章制度的民主协商和公示程序均已齐全。
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民主协商是否必须需要员工表决通过？
深圳中院关于审理劳动争议案件的裁判指引中明确指出，“平等协商确定”主要是指程序上的要求，如果平等协商无法达成一致，最后决定权在用人单位。因此是否采取表决动作，则建议由用人单位结合内部用工管理情况进行确认。
但需要注意的是，即便规章制度最终决定权在用人单位处，但是制度规定内容还需注意合法合规，如存在违反法律规定的情形，损害劳动者权益的，劳动者有权提出被迫解除劳动关系，并要求用人单位支付经济补偿金。
综上，规章制度的合规审核以及民主协商程序的履行在劳动用工合规中愈显重要，建议企业做好内部劳动人事合规风控工作，必要时可咨询专业人事协助落地合规事宜。只有企业将合法用工自主权牢牢掌握在手中，方可最大化降低用工成本。
相关法规 丨 Regulations
1.《中华人民共和国劳动合同法》
第四条 用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。
用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。
在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。
用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。
第三十八条 用人单位有下列情形之一的，劳动者可以解除劳动合同：
（四）用人单位的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益的；
第三十九条 劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：
（二）严重违反用人单位的规章制度的；
第八十条 用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定的，由劳动行政部门责令改正，给予警告；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。
2. 深圳市中级人民法院关于印发《深圳市中级人民法院关于审理劳动争议案件的裁判指引》的通知
二十六、当事人因劳动合同的订立与解除发生争议的，举证责任如下分配：
（1）当事人主张订立无固定期限劳动合同的，应就订立无固定期限劳动合同条件成立举证；
（2）当事人主张存在解除劳动合同或存在解除事实劳动关系事实的，应就此主张举证；
（3）用人单位解除劳动关系的，应就其解除原因举证；
（4）用人单位主张劳动者严重违反劳动纪律或企业规章制度的，应就劳动者存在严重违反劳动纪律或企业规章制度的事实以及企业规章制度经过民主程序制定并已向劳动者公示的事实举证。
七十二、用人单位在《劳动合同法》实施前制定的规章制度，虽未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序，但内容未违反法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示或告知的，可以作为用人单位用工管理的依据。
《劳动合同法》实施后，用人单位制定、修改直接涉及劳动者切身利益的规章制度或重大事项时，未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序的，原则上不能作为用人单位用工管理的依据。但规章制度或重大事项的内容未违反法律、行政法规及政策规定，不存在明显不合理的情形，并已向劳动者公示或告知的，劳动者没有异议的，可以作为用人单位用工管理的依据。
七十三、《劳动合同法》第四条第二款规定的“平等协商确定”主要是指程序上的要求，如果平等协商无法达成一致，最后决定权在用人单位。如该规章制度违反法律法规的规定，给劳动者造成损害的，劳动者可依据《劳动合同法》第八十条寻求救济。
3.《企业民主管理规定》
第八条 企业可以根据职工人数确定召开职工代表大会或者职工大会。
企业召开职工代表大会的，职工代表人数按照不少于全体职工人数的百分之五确定，最少不少于三十人。职工代表人数超过一百人的，超出的代表人数可以由企业与工会协商确定。
第九条 职工代表大会的代表由工人、技术人员、管理人员、企业领导人员和其他方面的职工组成。其中，企业中层以上管理人员和领导人员一般不得超过职工代表总人数的百分之二十。有女职工和劳务派遣职工的企业，职工代表中应当有适当比例的女职工和劳务派遣职工代表。
第十七条 职工代表大会每年至少召开一次。职工代表大会全体会议必须有三分之二以上的职工代表出席。
4.关于印发《职工代表大会操作指引》的通知
一、建章立制
（二）确定组织形式。
职工大会和职工代表大会是职工代表大会制度的两种形式，二者在性质、任务、职权等方面没有区别，职工代表大会在具体工作制度方面增加了职工代表大会代表的选举、罢免等内容。
企业行政管理方与企业工会委员会可以根据企业的职工人数，实际需要和客观条件协商选择召开职工大会或职工代表大会。根据规定，企业职工人数在五十人以下的，应当召开职工大会。
二、会前筹备
（一）组织选举职工代表。
1.确定职工代表人数。企业工会委员会按照不少于全体职工人数的百分之五的比例确定职工代表人数，同时确保职工代表的人数不少于三十人；如果按此比例计算出的职工代表人数超过一百人，超出部分的代表人数可以由企业行政管理方与企业工会委员会协商确定。
职工代表在一届任期内实行常任制，职工代表大会换届时，职工代表经过民主选举可以连选连任，不受任期次数的限制。
2.确定职工代表构成和比例。职工代表大会的代表要具有广泛性、代表性，其中，企业中层以上管理人员和领导人员一般不得超过职工代表总人数的百分之二十。所属单位多、分布广的企业集团，中层以上管理人员和领导人员一般不超过代表总数的百分之三十五。促进女职工代表比例与企业女职工比例相适应，有被派遣劳动者的企业，职工代表中应有被派遣劳动者代表。
3.确定选区分配名额。职工代表应以分公司（厂）、部门、班组、车间、科室等为基本选举单位，企业工会委员会综合考虑职工代表人数总额、各选区职工人数、职工代表构成和比例要求等，确定各选区的职工代表名额。
4.开展选举工作。企业工会委员会组织开展选举工作，企业行政管理方应予以支持配合。选举、罢免职工代表，应当召开选举单位全体职工会议，会议应有三分之二以上职工参加。选举、罢免职工代表的决定，应经全体职工的过半数通过方为有效。
参加集团职工代表大会的职工代表可以在企业集团总部和各所属基层单位职工代表大会的职工代表中选举产生,也可以在企业集团全体职工中直接选举产生。
选区一般应当场公布选举结果，企业工会委员会及时汇总选举结果，提交职工代表资格审查委员会（小组）审查，审查无误后，及时将职工代表名单通过厂务公开栏等形式向全体职工公布。